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Automazione di flussi di lavoro

Processi aziendali automatizzare il flusso di lavoro in azienda

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I flussi informativi sono l'organizzazione del sistema nervoso. Le informazioni non sono meno importanti delle risorse materiali. La velocità, la qualità e la tempestività delle informazioni dipende dal lavoro di qualsiasi azienda.

Avere un sistema di gestione elettronica dei documenti è la stessa necessità di automatizzare la contabilità o la contabilità finanziaria.

 

Automazione del flusso di lavoro (Docflow) è:

  • Stabilità delle operazioni routini
  • Procedura di ordinamento
  • Lavoro coordinato di unità
  • Riduzione dell'influenza del fattore umano
  • Esclusione della perdita di informazioni

 
  • Controllo di accesso alle informazioni
  • Strumento di controllo dei processi di qualità
  • Ricerca rapida dei documenti, anche per scansione


Esempi di automazione dei business processi in Docflow



 
 
 
Contabilità di viaggi d’affari
Per sapere di più
  Stampa di buste per le lettere
Per sapere di più
  Visualizzazione della struttura organizzativa di azienda
Per sapere di più
  Utilizzo del codice QR nei documenti
Per sapere di più
 

           

 
 
   
Archiviazione dei documenti finanziari
Per sapere di più
  Verifica di contraente
Per sapere di più
  Lavoro in progetto
Per sapere di più
   



Contabilità di viaggi d’affari

 

L'automazione del blocco dei processi di contabilità dei viaggi consente:

 

  • Automatizzare il processo di pianificazione e contabilità dei viaggi di lavoro dei dipendenti.
  • Registrazione consolidato di viaggi di lavoro di tutti i dipendenti della società, compreso gli uffici e geograficamente distribuiti.
  • Gestire i viaggi in base ai requisiti della normativa vigente.
  • Ottenere stime preliminari di bilancio per un viaggio di lavoro e prendere decisioni circa la necessità di un viaggio.
  • Ridurre il tempo per la progettazione e l'accordo di documenti.
  • Integrarsi con i sistemi di contabilità dell'organizzazione (contabilità e personale).
  • Accesso rapido alle informazioni su tutti i viaggi di lavoro.

 
  • Genera automaticamente documenti in base alle richieste di viaggio:
    • ordine di viaggio
    • ordine di annullamento del viaggio
    • ordine di completamento anticipato di un viaggio di lavoro
    • ordine di estendere il viaggio
    • ordine di rinvio del tempo di viaggio
  • Tenere un registro nei rapporti anticipati di pagamento delle spese in viaggio d'affari in valuta tenendo conto della differenza dei tassi di cambio.
  • Registro generare di viaggi e altri report analitici.

Business trips accounting


Stampa di buste per le lettere

 

Tutta la corrispondenza ufficiale di “1C:Docflow” è possibile inviare consulenti e corrispondenti elettronicamente tramite un Server Esterno del flusso di lavoro (SVD), firmati con FIRMA digitale o carta originale attraverso i servizi postali.

Per fare questo, la lettera originale deve essere imballata in una busta. Ma affinché la lettera raggiunga la destinazione, deve essere scritta correttamente e in modo leggibile l'indirizzo del destinatario e del mittente.

Per accelerare il processo di invio della corrispondenza, viene offerto un programma di “stampa buste”.

 

1
Gli indirizzi sulla busta possono essere stampati direttamente dalla scheda del documento. Sarà firmato rapidamente, correttamente e in modo leggibile.
  2
Il programma verifica la presenza di codice di avviamento postale, in caso in cui l'indirizzo sarà preso da elenco.
  3
Il programma genererà un registro postale.
  4
Dovrai solo inserire la lettera nella busta e consegnarla alla posta.



Printing envelopes



Visualizzazione della struttura organizzativa di azienda

 

Creazione automatica dell'albero della struttura organizzativa aziendale in base al manuale struttura aziendale.

  • Visualizzazione di tutti i livelli dell'organizzazione
  • Aggiornamento dell'elenco dei dirigenti delle unità organizzative e della loro catena di comando
  • Rappresentazione visiva della struttura delle unità con il conteggio operativo del numero di dipendenti nelle unità organizzative
  • Possibilità di dettagliare il numero di unità

 
Visualizzazione della struttura organizzativa di azienda


Utilizzo del codice QR nei documenti

 

L'utilizzo del codice QR sui moduli di stampa sostituirà il foglio di corrispondenza standard e fungerà da segno per la variante finale del documento.

Nel caso di un accordo elettronico, il foglio di negoziazione con tutte le iterazioni di negoziazione e le osservazioni viene memorizzato elettronicamente nel sistema di Docflow.

Non può essere stampato, ma semplicemente crittografare le informazioni contenute nel foglio di corrispondenza nel codice QR e stamparlo sulla seconda copia del contratto.

Utilizzo del codice QR nei documenti

Utilizzando l'applicazione mobile, un capo al momento della firma della carta originale del contratto può sempre sapere tutte le informazioni tramite un codice QR da un foglio di accordo (per esempio, chi e quando ha concordato, con quali osservazioni).

Inoltre c'è la possibilità di utilizzare il codice QR in segno di approvazione/firma del documento originale dirigente nella carta di questo documento “1C:Docflow”.

 


Archiviazione dei documenti finanziari

 

Il controllo del ritorno, lo stoccaggio e la rapida ricerca di tali documenti è rilevante, specialmente in preparazione per i controlli fiscali e i tribunali arbitrali.

Questa soluzione consente:

  • organizzare un archivio elettronico di documenti finanziari,
  • consente di accedere rapidamente alle scansioni dei documenti originali direttamente dall'account.

In questo caso, la copia del documento verrà memorizzato in 1C:Docflow. E dopo la copia di questo determinato documento verrà partecipata in fasi di approvazione e registrazione di documento.

Per documento è disponibile la ricerca full-text, il controllo della trasmissione originale, il collegamento con la serie di casi, ecc.

Organizzato in streaming scansione con riconoscimento ricorrenti documenti finanziari per i contratti: la fattura, TN Applicazione n° 4, passaggio (vestito) e l'inserimento automatico scansioni nella carta del contratto.

Streaming scansione in entrata documenti finanziari da controparti: fattura dai fornitori, creazione automatica della carta di documento in documento allegato сканом, trasferimento in entrata documenti finanziari per il trattamento di contabilità, utilizzando i piani di scambio.

Esempio
Durante creazione di documento “realizzazione di beni e servizi” il sistema 1C crea automaticamente una corrispondente scheda del documento in 1C:Docflow, riempiendo i dettagli del corrispondente, tipo di Documento, Cartella, preparato, Unità, Numero, Data,Nome. La forma verrà stampata del documento “ealizzazione di beni e servizi” è formata con il codice a barre. Dopo il ritorno di documenti da imprenditori , saranno inseriti in scanner e analizzati utilizzando la funzione di scansione in cartella appropriata. 1C: Docflow il lavoro regolamentare elabora questa cartella e allegherà le scansioni alla carta del documento tramite codice a barre.

Possibile estensione delle funzionalità su misura per le esigenze del cliente.

 


Verifica di contraente

 

Il compito più importante quando si lavora in 1C:Docflow è la rubrica di contraente, di pertinenza i dettagli della carta, ma anche informazioni, su base di quale il dipendente al closing riceve informazioni sull'affidabilità di contraente reale e performance finanziaria sua impresa.

La maggior parte di queste informazioni è ora possibile ottenere senza lasciare il programma con la funzione Fascicolo di contraente, che fa parte del servizio “1C:Contraente”. Tutte le informazioni sull'organizzazione sono prese da fonti aperte e non violano i Suoi diritti.

Ulteriori contraenti controllo esegua da Servizio di sicurezza. I risultati della verifica contraenti possono essere spostati in determinate cartelle:

  • “Raccomandato”,
  • “Incontrollati”,
  • “Problematico”,
  • “Inaffidabili”.

Indicatore sui risultati della verifica viene apposto nella carta di contraente.

 


Lavoro in progetto

 

Lavorare su un progetto utilizzando 1C:Docflow consente di:

  • garantire il rispetto delle procedure di gestione di progetti,
  • stabilire la comunicazione dei partecipanti durante l'intero ciclo di vita del progetto,
  • formare tutte le attività e processi in SED,
  • effettuare il controllo dei tempi di esecuzione, l'adeguamento delle scadenze, piano-analisi dei tempi e l'intensità di lavoro,
  • identificare i punti salienti del progetto ed eliminare i rischi del progetto,
  • consolidare tutti i documenti di progetto in un unico luogo e tenere traccia di tutte le comunicazioni e i verbali delle riunioni di progetto.



Meccanismo “Punti di controllo” — è un strumento di controllo per pianificare il progetto

I punti di controllo possono essere utilizzati insieme al piano di progetto come SDR (WBS).

I livelli di controllo vengono utilizzati per controllare i progetti con dettagli diversi e possono essere, ad esempio:

  • strategici,
  • tattici,
  • operativi.

La gestione dei checkpoint si basa su una valutazione settimanale della probabilità di un checkpoint di successo in un periodo di tempo pianificato. La valutazione viene eseguita dal responsabile per ogni punto di controllo.

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Costruttore automobilistico italo-americano, settimo produttore mondiale di automobili.

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Un'azienda farmaceutica francese, impegnata in moderni sviluppi nell'ambito della cura della maggior parte delle malattie diffuse.

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La principale specializzazione dell'azienda è l'archiviazione ed elaborazione dati, servizi di telecomunicazione e soluzioni cloud.

Containex-Monolit

Containex-Monolit produce contenitori da oltre 30 anni. L'azienda è diventata uno dei maggiori produttori in Europa e in Russia.

Recensioni dei clienti

"L’implementazione ha permesso di integrare e sistematizzare le informazioni di contabilità finanziaria, dipartimento commerciale (logistica e commercializzazione di prodotti finiti, magazzino) e unità di produzione".
Alexander Pavlov,
consulente tecnico di automazione della pianta di ALSCON della società di RUSAL
"Abbiamo conosciuto il sistema e abbiamo capito, che questo è esattamente ciò di cui abbiamo bisogno, QlikView consente di ottenere informazioni da qualsiasi sistema contabile, può combinare e differenziare i dati, rappresentarli in diagrammi, grafici e rapporti pronti, che è molto conveniente".
Mehmet Bodur,
Product Director, Tommy Hilfiger Europe B.V.
"Era necessario attuare il sistema unificato di informazione contabile, che avrebbe soddisfatto tutte le nostre esigenze. First Bit è stato scelto per raggiungere questo obiettivo, perché hanno offerto le migliori condizioni di progetto. BIT.FINANCE è stato offerto come nuovo sistema informativo, perché fornisce le migliori prestazioni per tutti i nostri compiti pertinenti".
Nam Cheol Hee,
finance director, LLC "Orion International Euro"

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